POLITYKA PRYWATNOŚCI SOSlink

Spis treści

1. Definicje

Administrator – SOSlink Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, wskazana w pkt 2 niniejszej Polityki prywatności.

Serwis – serwis internetowy SOSlink oraz jego funkcjonalności dostępne online, w tym sklep internetowy i formularze powiązane z usługą SOSlink.

Formularz ICE – formularz udostępniany użytkownikowi po zakupie albo w ramach modelu eventowego, służący do podania danych, które mają zostać wykorzystane do przygotowania Naklejki SOS i kodu QR.

Naklejka SOS – spersonalizowany produkt lub rezultat usługi SOSlink zawierający kod QR oraz dane podane przez użytkownika w zakresie przez niego wybranym.

Organizator – podmiot organizujący wydarzenie, w ramach którego użytkownik może skorzystać z usługi SOSlink w modelu eventowym.

Wydarzenie – wydarzenie sportowe albo inne przedsięwzięcie organizowane przez Organizatora, w związku z którym użytkownik otrzymuje dostęp do usługi SOSlink.

Model eventowy – sposób korzystania z usługi SOSlink, w którym użytkownik otrzymuje dostęp do formularza ICE w związku z udziałem w Wydarzeniu organizowanym przez Organizatora.

Model B2C – sposób korzystania z usługi SOSlink, w którym użytkownik samodzielnie zamawia produkt lub usługę bezpośrednio przez Serwis.

Dane dotyczące zdrowia – dane dotyczące zdrowia w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, podawane dobrowolnie przez użytkownika w formularzu ICE.

Użytkownik – osoba korzystająca z Serwisu, składająca zamówienie lub wypełniająca formularz ICE.

2. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego SOSlink, realizacją zamówień składanych przez stronę internetową oraz korzystaniem z formularza ICE służącego do przygotowania Naklejki SOS i kodu QR. Polityka rozróżnia dane przetwarzane na etapie sklepu i płatności od danych podawanych w formularzu ICE, w tym danych dotyczących zdrowia.

Administratorem danych osobowych jest:

SOSlink Sp. z o.o.
adres: Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia, Polska,

NIP: 5862428655

KRS: 0001228750

REGON: 544301460

e-mail: sklep@soslink.cc
telefon: +48503873409

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod powyższymi danymi kontaktowymi.

3. Zakres Polityki prywatności

Polityka prywatności dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z:

korzystaniem ze sklepu i obsługi zamówienia, w szczególności:

korzystaniem z serwisu internetowego SOSlink,
składaniem zamówień przez stronę internetową,
obsługą płatności, dostawy, reklamacji i kontaktu z Administratorem,
korzystaniem z plików cookies i podobnych technologii w zakresie, w jakim są stosowane w Serwisie.

korzystaniem z formularza ICE, w szczególności:

wypełnieniem formularza służącego do przygotowania Naklejki SOS i kodu QR,
realizacją usługi w modelu eventowym,
przetwarzaniem danych wpisanych do formularza ICE, w tym – jeżeli użytkownik poda je dobrowolnie – danych dotyczących zdrowia.

WAŻNE INFORMACJE: Usługa SOSlink działa co do zasady dwuetapowo. W pierwszym etapie użytkownik składa zamówienie i dokonuje płatności. W drugim etapie po zakupie albo w ramach modelu eventowego użytkownik otrzymuje dostęp do formularza ICE, w którym może dobrowolnie podać dane, które mają znaleźć się na Naklejce SOS, w tym dane dotyczące zdrowia. Dane dotyczące zdrowia są przetwarzane w odrębnym, węższym zakresie niż dane związane z obsługą sklepu, płatności lub plików cookies.

4. Model usługi

Usługa SOSlink może działać w dwóch modelach:

model eventowy – gdy użytkownik otrzymuje link do formularza w związku z wydarzeniem organizowanym przez Organizatora,
model B2C – gdy użytkownik samodzielnie zamawia usługę lub produkt przez stronę internetową.

W modelu eventowym Organizator pozostaje odrębnym administratorem danych, które przetwarza na potrzeby organizacji wydarzenia we własnym zakresie. Administrator SOSlink przetwarza dane osobowe samodzielnie na potrzeby usługi SOSlink.

W modelu bezpośrednim (B2C) proces może przebiegać dwuetapowo: najpierw użytkownik składa zamówienie i dokonuje płatności, a następnie otrzymuje link do formularza ICE, w którym może uzupełnić dane, które mają znaleźć się na Naklejce SOS. Dane podawane na etapie zamówienia i dane podawane w formularzu ICE mogą podlegać odmiennym zasadom przetwarzania, w szczególności w odniesieniu do danych dotyczących zdrowia.

Zgodnie z przyjętym modelem Organizator nie otrzymuje dostępu do danych źródłowych wpisanych do formularza SOSlink, a jedynie gotowy rezultat usługi, w zakresie niezbędnym do wydruku, dystrybucji lub wydania produktu.

Dane dotyczące zdrowia nie są elementem procesu płatności ani standardowej analityki sklepu.

5. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od etapu korzystania z usługi możemy przetwarzać następujące dane:

Dane przetwarzane na etapie korzystania ze sklepu i obsługi zamówienia:

dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy,
dane związane z realizacją zamówienia, płatnością, dostawą, reklamacją i rozliczeniem,
dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, identyfikatory urządzenia, dane o sesji lub plikach cookies – w zakresie wynikającym z ustawień Serwisu i przeglądarki.

Dane przetwarzane na etapie formularza ICE:

dane identyfikacyjne i kontaktowe podane w formularzu ICE,
dane niezbędne do przygotowania Naklejki SOS i kodu QR,
dane osoby działającej w imieniu dziecka albo innej osoby reprezentowanej,
dane dotyczące zdrowia podane dobrowolnie przez użytkownika w formularzu ICE.

Dane techniczne, analityczne i cookies dotyczą korzystania z Serwisu i etapu sklepu. Nie wykorzystujemy ich do opisu, profilowania ani analityki danych dotyczących zdrowia podanych w formularzu ICE.

6. Skąd mamy dane

Co do zasady dane osobowe otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie.

Na etapie sklepu i zamówienia dane otrzymujemy, gdy:

korzystasz z Serwisu,
składasz zamówienie,
dokonujesz płatności,
kontaktujesz się z nami,
składasz reklamację.

Na etapie formularza ICE dane otrzymujemy, gdy:

wypełniasz formularz ICE,
podajesz dane do Naklejki SOS i kodu QR,
dobrowolnie podajesz dane dotyczące zdrowia.

Dane dotyczące zdrowia nie są pobierane na etapie samego zakupu, lecz wyłącznie na etapie formularza ICE.

Jeżeli usługa dotyczy dziecka albo innej osoby reprezentowanej, dane mogą zostać przekazane przez rodzica, opiekuna prawnego albo inną osobę uprawnioną do działania w jej imieniu.

W modelu eventowym możemy ponadto przetwarzać informacje techniczne lub organizacyjne związane z przypisaniem formularza do określonego wydarzenia albo sposobu wydania gotowego produktu, jeżeli taki model został wdrożony w praktyce.

7. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych niezbędnych do złożenia zamówienia, płatności, dostawy, kontaktu lub reklamacji jest dobrowolne, ale konieczne do realizacji zamówienia albo wykonania umowy.

Podanie danych w formularzu ICE jest dobrowolne w zakresie, w jakim użytkownik sam decyduje, jakie informacje chce umieścić na Naklejce SOS.

Podanie danych dotyczących zdrowia jest całkowicie dobrowolne. Ich niepodanie nie uniemożliwia co do zasady zakupu produktu lub skorzystania z usługi, ale może spowodować, że Naklejka SOS zostanie przygotowana w wariancie podstawowym albo z ograniczoną funkcjonalnością.

8. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

Cel przetwarzania	Zakres / opis celu	Podstawa prawna
Wykonanie usługi SOSlink lub realizacja zamówienia	Przetwarzanie danych w celu udostępnienia formularza, wygenerowania Naklejki SOS, kodu QR, przygotowania pliku lub produktu, realizacji zamówienia, dostawy oraz kontaktu związanego z wykonaniem usługi lub zamówienia	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy
Przetwarzanie danych dotyczących zdrowia	Przetwarzanie danych dotyczących zdrowia podanych dobrowolnie przez użytkownika wyłącznie na etapie formularza ICE, w celu przygotowania Naklejki SOS i realizacji usługi SOSlink. Dane te nie są wykorzystywane do marketingu, profilowania ani analityki zachowań użytkownika.	art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą
Obsługa kontaktu, reklamacji oraz roszczeń	Przetwarzanie danych w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomości, rozpatrywania reklamacji, a także ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze komunikacji, reklamacji oraz ochronie jego praw
Wykonanie obowiązków prawnych	Przetwarzanie danych w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych, rachunkowych i konsumenckich	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na administratorze
Obsługa plików cookies i podobnych technologii	Zapewnienie prawidłowego działania Serwisu, utrzymanie sesji, zapamiętanie ustawień użytkownika, prowadzenie statystyk lub działań marketingowych zależnie od zakresu faktycznie stosowanych narzędzi	art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie cookies niezbędnych; art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie cookies stosowanych na podstawie zgody

Formularz kontaktowy służy do ogólnego kontaktu z Administratorem. Prosimy nie przekazywać w nim danych dotyczących zdrowia ani innych danych szczególnej kategorii. Dane tego rodzaju powinny być podawane wyłącznie w przeznaczonym do tego formularzu ICE, jeżeli użytkownik chce je umieścić na Naklejce SOS.

Informacje dotyczące plików cookies, danych technicznych i podobnych technologii odnoszą się do korzystania z Serwisu i etapu sklepu. Nie wykorzystujemy tych technologii do przetwarzania danych dotyczących zdrowia podanych w formularzu ICE.

9. Komu możemy ujawniać dane

Dane sklepu i zamówienia mogą być ujawniane podmiotom, które wspierają Administratora w świadczeniu usług lub realizacji zamówień, w szczególności:

dostawcom hostingu, infrastruktury IT, chmury lub wsparcia technicznego,
dostawcom narzędzi wykorzystywanych do obsługi Serwisu i komunikacji,
operatorom płatności – w przypadku zamówień płatnych,
podmiotom obsługującym księgowość, obsługę prawną lub doradczą,
podmiotom realizującym logistykę, wysyłkę lub dystrybucję produktu,
podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Dane z formularza ICE, w tym dane dotyczące zdrowia, mogą być ujawniane wyłącznie podmiotom niezbędnym do technicznej realizacji usługi SOSlink, w szczególności:

dostawcom infrastruktury IT i utrzymania technicznego formularza ICE,
podmiotom wspierającym techniczne przygotowanie Naklejki SOS lub kodu QR wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania usługi,
podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Dane dotyczące zdrowia nie są przekazywane operatorom płatności ani podmiotom realizującym analitykę lub działania marketingowe.

W modelu eventowym Organizator otrzymuje wyłącznie gotowy rezultat usługi w zakresie niezbędnym do wydania lub dystrybucji produktu. Zgodnie z przyjętym procesem po stronie SOSlink nie dochodzi do udostępnienia Organizatorowi danych źródłowych wpisanych do formularza.

10. Czy przekazujemy dane poza EOG

Co do zasady dążymy do tego, aby dane były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych dostawców lub narzędzi dojdzie do przekazania danych poza EOG, nastąpi to wyłącznie zgodnie z przepisami prawa, z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów legalizujących taki transfer, w szczególności standardowych klauzul umownych albo innego właściwego mechanizmu przewidzianego przez RODO.

11. Jak długo przechowujemy dane

Okres przechowywania danych zależy od celu przetwarzania.

a) model eventowy

Dane podane w formularzu przetwarzamy przez okres niezbędny do wykonania usługi. Zgodnie z przyjętym modelem procesowym dane te są co do zasady usuwane najpóźniej w 7dni po wydarzeniu, z zastrzeżeniem danych, które muszą być przechowywane dłużej na podstawie przepisów prawa albo na potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

b) model B2C

Dane związane z zamówieniem przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji zamówienia, rozliczeń, obsługi reklamacji, wykonania obowiązków prawnych oraz przez okres niezbędny do obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.

c) dane dotyczące zdrowia

Dane dotyczące zdrowia przechowujemy nie dłużej niż jest to niezbędne do wykonania usługi, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów prawa albo jest niezbędne do ochrony roszczeń. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

d) dane związane z kontaktem

Dane podane w wiadomościach lub reklamacjach przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres właściwy dla obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.

e) cookies

Dane związane z cookies przechowujemy przez okres wynikający z charakteru danego pliku cookie, ustawień przeglądarki, konfiguracji Serwisu albo do czasu wycofania zgody, jeżeli dana technologia opiera się na zgodzie.

12. Twoje prawa

Masz prawo do:

dostępu do swoich danych,
sprostowania danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych prawem,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

13. Wycofanie zgody na dane dotyczące zdrowia

Jeżeli podstawą przetwarzania danych dotyczących zdrowia jest Twoja zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem ani na przetwarzanie innych danych niezbędnych do realizacji zamówienia, rozliczeń, obsługi reklamacji lub wykonania obowiązków prawnych. Może jednak spowodować brak możliwości dalszego wykonywania usługi w zakresie, który wymaga przetwarzania danych dotyczących zdrowia.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Co do zasady Twoje dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec Ciebie skutki prawne ani do profilowania w rozumieniu RODO.

Jeżeli w przyszłości wdrożone zostaną rozwiązania powodujące takie skutki, Polityka prywatności zostanie odpowiednio uzupełniona.

15. Dane dzieci i osób reprezentowanych

Jeżeli usługa dotyczy dziecka albo innej osoby reprezentowanej, dane powinny być przekazywane wyłącznie przez rodzica, opiekuna prawnego albo inną osobę uprawnioną do działania w jej imieniu.

Administrator może przetwarzać zarówno dane osoby, której dotyczy usługa, jak i dane osoby składającej zamówienie, formularz lub oświadczenie.

16. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie przede wszystkim na etapie korzystania ze strony internetowej, sklepu i funkcji związanych z obsługą zamówienia.

Pliki te mogą służyć w szczególności do:

zapewnienia prawidłowego działania Serwisu,
utrzymania sesji użytkownika,
zwiększenia bezpieczeństwa,
zapamiętania ustawień użytkownika,
prowadzenia statystyk lub analiz, jeżeli takie narzędzia są faktycznie wdrożone,
realizacji działań marketingowych, jeżeli takie narzędzia są faktycznie wdrożone.

Dane dotyczące zdrowia podawane w formularzu ICE nie są wykorzystywane do celów analitycznych ani marketingowych i nie podlegają profilowaniu z użyciem cookies lub podobnych technologii.

17. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym ujawnieniem albo nieuprawnionym dostępem.

W ramach przyjętego modelu procesu stosowane są również rozwiązania mające ograniczać zakres przetwarzania i dostęp do danych po stronie Administratora.

18. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być zmieniana, w szczególności w przypadku:

zmiany przepisów prawa,
zmiany funkcjonalności Serwisu,
zmiany modelu świadczenia usługi,
zmiany dostawców lub narzędzi wykorzystywanych przez Administratora.

Aktualna wersja Polityki prywatności publikowana jest w Serwisie.

19. Data wejścia w życie

Polityka prywatności obowiązuje od dnia 02.04.2026.